Kurzbericht gfo Regionalmeeting Hannover 05.03.2020 - Arbeiten in Papierlosen TeamsArtikel vom 05. März 2020

Kurzbericht gfo Regionalmeeting Hannover 05.03.2020 - Arbeiten in Papierlosen Teams

Das gfo Regionalmeeting Hannover am 05.03.2020 hatte nach einer Begrüßung „Arbeiten in papierlosen Teams" als Thema. In einer informellen Runde haben wir uns darüber ausgetauscht, wie verschiedene Organisationen aktuell mit dem Thema umgehen, welche Digitalisierungswerkzeuge es gibt, was gut funktioniert und welche Baustellen es noch gibt.

Wir waren uns schnell einig, dass es nach wie vor am besten und schönsten ist, z.B. Termine bei einem persönlichen Treffen abzustimmen. „Ich gehe mal kurz zu den Kollegen über den Flur.“ In der Praxis wird eine zeitliche oder räumliche Nähe immer seltener und so werden nützliche digitale Werkzeuge immer wichtiger. Unternehmen bestimmen spätestens seit Einführung der DSGVO, welche Werkzeuge eingesetzt werden sollen und was im Unternehmen verboten ist. Die private Grillparty im Kollegenkreis wird nach wie vor häufig mit WhatsApp organisiert. Eine Lösung können hier hybride Handys sein, auf denen unternehmensspezifische und private Anwendungen strikt getrennt laufen.

Für Unternehmen, in denen die Teams räumlich getrennt unternehmensintern kommunizieren, gibt es inzwischen Programmsysteme wie Microsoft TEAMS oder Just Social, die gut eingesetzt werden können. Diese Programmsysteme müssen nicht nur die Organisationsstruktur abbilden, sondern auch die praktische Arbeit der Mitarbeitenden effizient unterstützen. Grundsätzlich sollen in den Unternehmen folgende Aufgaben mit den Programmsystemen erledigt werden können:

• DSGVO konform
• Chat
• Datenspeicher
• Mobile und betriebssystemübergreifende APPs
• (Microsoft-)Office-Dokumente bearbeiten
• Meetings (Chat, Audio, Video, Recording)
• Wikis fürs Wissensmanagement
• Workflow - Prozesse - Controlling
• Abstimmungen im Team

In Unternehmen mit regelmäßig mobilen Mitarbeitenden oder dort, wo gemeinsam mit externen Dienstleistern Projekte bearbeitet werden, fehlen noch viele Funktionen z.B. für das gemeinsame Arbeiten mit hohem Datenschutz. Hier werden aus der operativen Dringlichkeit heraus häufig noch „pragmatische“ Lösungen wie Dropbox eingesetzt, die „eigentlich“ keine Rolle mehr spielen dürften. Die mobilen APPs z.B. von Microsoft TEAMS verfügen noch nicht über den gleichen Funktionsumfang wie die der Büroinstallationen. Innerhalb von Projektteams, als persönlicher Datenspeicher und zum Sammeln und Teilen von Wissen hat sich das ebenfalls plattformübergreifende Programm Evernote entwickelt. Hier ist der Druck von der Anwenderseite so stark, dass Microsoft Evernote nicht mehr ignorieren konnte und es nun ein Brückenprogramm zwischen MS TEAMS und Evernote gibt.

Bevor wir auseinandergingen, wurde uns noch eine andere Aufgabenstellung bewusst. Es gibt Mitarbeitende, die z.B. auf ihre langjährig verwendeten Programme nicht verzichten wollen. Für ein erfolgreiches Change IT in einer Organisation reichen Herstellerhandbücher oder E-Learning (womöglich auf Englisch) häufig nicht aus. Hier ist ein Training und Lernen mit menschlichem Kontakt ein Aufwand, den viele Unternehmen noch scheuen.

Die Teilnehmenden begrüßen eine unternehmensübergreifende Diskussion zwischen einer größeren Zahl von praktischen Anwendern mit ganz konkreten Online-Beispielen.

Bis zum nächsten Mal,

Rolf Jenkel & Meike Wiarda

gfo Regionalleitung Hannover