Nutzung von KI zur Arbeitserleichterung und Problemlösung in den Dienststellen. Artikel vom 02. Juni 2026

Zu unserem zweiten Treffen Ziemlich.Beste.Praxis konnten wir 29 Teilnehmerinnen und mit Herrn Felix Köhler einen kompetenten Ansprechpartner für alle Fragen rund um das Thema begrüßen. Wir bedanken uns auch auf diesem Wege bei allen Beteiligten für die anregende Diskussion im Forum und in der Pause. Lesen Sie gern die Zusammenfassung unseres Treffens.

Herzliche Grüße

Hans Christian Lippmann und Bodo Frenk

Das Thema wurde dargestellt und diskutiert anhand eines Fallbeispiels und akuter Fragestellungen aus dem Kreis der Teilnehmenden. 

Das konkrete Fallbeispiel kam aus dem Bezirksamt Pankow von Berlin, Abt. Ordnung und Öffentlicher Raum, Umwelt- und Naturschutzamt, SGL Landschaftsplanung mit der Herausforderung: 
Zusammenfassen von textlich umfangreichen Stellungnahmen und Planungsunterlagen, um in der Fülle der Unterlagen relevante Passagen zu erkennen, auf die reagiert werden muss.

Das Fallbeispiel und die konkreten Fragen dazu (s.unten) stellte Lisa Schröder für das Umwelt- und Naturschutzamt dar.

Für Antworten stand bereit:

• Herr Felix Köhler, Leitung Referat VI B - IKT-Steuerung, 
  IKT Haushalt, Strategische Planung Digitalisierung der Verwaltung - Der Regierende Bürgermeister von Berlin – Senatskanzlei.

Grundsätzlich:

1. Von Seiten IKT-Steuerung gibt es aktuell keine Vorgaben – über bereits bestehende Regelungen hinaus (d.h. insbesondere Datenschutzgrundverordnung, etc.). Jede Dienststelle muss und kann selbst prüfen und entscheiden, welche der vielen, marktgängigen Anwendung als sinnvoll erscheint. Rundschreiben zum KI-Einsatz finden sich hier: https://www.berlin.de/politik-und-verwaltung/rundschreiben/download.php/4329258 und  hier: https://www.berlin.de/politik-und-verwaltung/rundschreiben/download.php/4329261
2. Das Land Berlin stellt den Dienststellen aktuell die KI-Anwendung BärGPT zur Verfügung https://www.baergpt.berlin. Diese steht allen Kolleg/innen mit einer E-Mailadressen aus der Berliner Verwaltung offen. Eine Vielzahl von Anwendungen sind damit bereits möglich.
3. Ein kollegialer Austausch zur Anwendung von BärGPT und allen weiteren Fragen ist über eine Community of Practice („KI-Taskforce“) möglich, der über die Senatskanzlei organisiert wird.
4. Jedes KI-Modell ersetzt nicht den verantwortlichen Menschen, der die Eingaben und Inhalte prüfen, kuratieren, gegenlesen und letztlich verantworten muss (sog. „human in the loop“) 
5. KI kann jedoch bei Recherchen, Muster erkennen, Text vorformulieren usw. bereits eine gute Hilfe sein. Gute Antworten sind abhängig von klugen Fragen bzw. „Anregungen“ (engl. to prompt): Eine Hilfestellung zu gutem „prompting“ ist hier zu finden: https://www.berlin.de/politik-und-verwaltung/rundschreiben/download.php/4329264

1.     Wie kann sichergestellt werden, dass alle relevanten Informationen von der KI berücksichtigt werden? 
Antwort: Hier ist zu klären, was als relevant zu betrachten ist und es sind eigene Prozesse zu entwickeln, die eine brauchbare Genauigkeit erreichen. Wir kommen um das eigene Probieren nicht herum – oder wir lassen uns eine singuläre Anwendung entwickeln – wenn wir das Budget dazu haben

2.    Wie können Pläne, Bilder, Darstellungen durch die KI ausgewertet werden?
Antwort: Mit BärGPT ist das aktuell nicht zu leisten. Hier wären andere Modelle auszuwählen. 

3.    Wie ist der rechtliche Rahmen für die Nutzung?
Antwort: Wie oben erwähnt, gelten bestehende Regelungen und die Verantwortung der Dienststellen. Mit KI generierte Texte und Schreiben müssen als solche gekennzeichnet sein. 

4.    Welche Aufgaben können oder sollten durch die KI nicht ersetzt werden bzw. Wie nachvollziehbar sind KI-Entscheidungen?
Antwort: Letztlich sind die „Entscheidungen“ der Modelle so komplex, dass sie – im Gegensatz zu programmierten Prozessen (Algorithmus oder lineare Regression) – nicht mehr nachvollzogen werden können. Die Modelle können nur als Hilfsmittel betrachtet werden und der bzw. die Sachbearbeiter/in muss – wie auch bisher – verantwortungsvoll entscheiden und begründen.

5.    Wer haftet bei Fehlentscheidungen?
Antwort: Derjenigen, der für den Bescheid bzw. die Entscheidung auch ohne KI haftet.

6.    Wie können Mitarbeitende für den Umgang mit KI qualifiziert werden?
Antwort: Diese Frage wäre z.B. an die Verwaltungsakademie zu stellen. Hierzu sind bereits mehrere Module über die eVAk Berlin buchbar, u.a. zu Prompting, indem man bei https://evak.vak.online/ „Künstliche Intelligenz“ sucht. Kontakt für Dienststellen wäre Fr. Marzinka an der VAk.

7.    Wie sieht ein guter Prompt aus? Kann dieser zuverlässig reproduzierbare Ergebnisse liefern?
Antwort: Siehe die verlinkte Hilfestellung (oben)

8.    Wie kann vermieden werden, dass die KI bestehende Verzerrungen (z.B. in historischen Planungsdaten) reproduziert?
Antwort: Wir brauchen weiterhin den oder die Sachbearbeiterin mit Kontextwissen, um solche Verzerrungen oder Fehlschlüsse zu erkennen.

9.    Sind KI-gestützte Stellungnahmen rechtlich anerkannt, oder müssen sie immer durch Fachpersonal geprüft werden?
Antwort: Die Stellungnahme oder den Bescheid unterschreibt immer ein konkreter Mensch, der dann auch idealerweise prüft und verantwortet.

10.    Wie müssen die Daten für die KI aufbereitet sein?
Antwort: siehe Handreichung gutes prompten (oben)

11.    Welche technischen Voraussetzungen sind vorhanden oder müssen geschaffen werden?
Antwort: BärGPT ist schon jetzt verfügbar, Lizenzen für andere Modelle müssen auf den üblichen Wegen über die Dienststellen beschafft werden. 

12.    Welche rechtlichen Vorgaben müssen bei sensiblen Daten (z.B. Personendaten) beachtet werden?
Antwort: siehe Handreichung (oben)

13.    Welche konkreten KI-Anwendungen sind besonders vielversprechend? Gibt es best-practice-Beispiele aus anderen Ämtern/Kommunen/Ländern bei der Nutzung von KI?
Antwort: hier gibt es noch keine Empfehlungen von Seiten der IKT-Steuerung, ggf. über Community of Practice (KI-Taskforce) austauschen oder sich bundesweit mit ähnlichen Dienststellen austauschen. Die Senatskanzlei setzt auf den „Marktplatz der KI-Möglichkeiten“ (MaKI) als föderales Transparenzregister, über den dann auch Lösungen aus anderen Ländern und Kommunen nachgenutzt werden können.

14.    Wie sieht es mit der Kosten-Nutzen-Bilanz von KI aus; auch im Hinblick auf Nachhaltigkeit (Stichwort: Energie- und Wasserverbrauch)?
Antwort: Ja, das ist alles sehr Energie- und Ressourcenintensiv, komplexe Berechnung von Stoff- und Energiebilanzen wären von Nöten. Die Nachhaltigkeitsfrage wäre aber auch bei vielen anderen Medien (auch Papierverbrauch oder unsinnige E.Mails) vergleichend zu stellen.

Weitere Fragen und Anregungen aus dem Kreis der Teilnehmenden:

• Im Bewerbungsprozess scheinen jetzt vermehrt KI-Werkzeuge genutzt zu werden, so dass die Bewerbung treffsicher auf die Anfrage passt und die Auswahl dadurch erschwert wird.
  Anregung: Eigentlich doch gut, dass es erstens genug Bewerber gibt und diese zweitens bereits mit KI umzugehen wissen, ggf. im Auswahlprozess auch wiederum KI zu nutzen bzw. kommen wir um das persönliche Gespräch nicht herum.  
• Bürger nutzen mittlerweile KI-Modelle, um Ihre Anfragen und Einwendungen komplex und langwierig zu machen, wie wollen wir damit umgehen?
  Anregung:
  1. Querulanten gibt es immer, d.h.  ggf. eine knappe Antwort senden und um Präzisierung des Anliegens bitten,
  2. die bisherigen Mittel gegen Querulanten einsetzen,
  3. Eindeutig mit KI-erstellte Schreiben via KI beantworten lassen und formal kenntlich machen.