Ziemlich. Beste. Praxis. Lessons learned 1/2026Artikel vom 12. März 2026

Am 12. März fand unser erstes Präsenztreffen „Ziemlich.Beste.Praxis“ im Postbahnhof statt. Hans Christian Lippmann von structura.de moderierte und interviewte Björn Zenker, Amtsanwalt, Verwaltung der Amtsanwaltschaft Berlin, und Bodo Frenk, Leiter Gebäude- und Sicherheitsmanagement bei BVV Pensionsmanagement GmbH, zum Thema „Die Koordination von Veränderungsprozessen in eher formalen, "bürokratischen" Organisationen – persönliche Lessons learned“ 

In einer illustren Runde interessierter Teilnehmerinnen verschiedener Berliner Institutionen und Firmen wurden Projekterfahrungen und Themen besprochen und folgende Erkenntnisse geteilt.

Es passiert schneller, als man denkt, und wir werden für ein konkretes Veränderungsvorhaben auf den Posten einer "Projektleitung" oder eines "Kümmerers für alles" gesetzt – ohne wirklich dafür ausgebildet oder vorbereitet zu sein. Ab ins kalte Wasser!

Björn Zenker und Bodo Frenk empfehlen aus eigener Erfahrung:

1. Du musst auf der Führungsebene Ansprechpartner haben; diese müssen das Umfeld und die strategischen Ziele kennen und die Erreichung operativ mindestens so weit unterstützen, dass du (zum Beispiel) Antworten auf die Frage erhältst: „Ich brauche Informationen bzw. Unterstützung von der Führungskraft (dem Bereich) XY. Wie muss ich es angehen, diese zu bekommen?“
2. Du solltest alle relevanten Stakeholder überblicken und im besten Fall zu jedem persönlichen Kontakt haben und diesen pflegen.
3. Du brauchst ein vertrauensvolles Netzwerk von Unterstützenden und Mitmachenden, denen du vertrauen kannst, die sich mit den Aufgaben und dem Umfeld auskennen und die diskret und loyal die gemeinsamen operativen Schritte mit dir voranbringen.
4. Zeitpläne sind oft Wunschdenken. Hier gilt die Formel: „Dinge, die dauern, dauern immer länger, als gedacht, und die Zeit vergeht nicht schneller, wenn man Druck ausübt.“ Siehe dazu auch https://de.wikipedia.org/wiki/Parkinsonsche_Gesetze.
5. Du solltest die verschiedenen „Sprachen“ verstehen (z. B. die der IT-Techniker und die der Arbeits- bzw. Führungsebene bzw. der verschiedenen Besoldungsstufen) und gut übersetzen können.
6. Insbesondere solltest du die Sichtweise der Arbeitsebene intensiv studieren – und ggf. trotzdem gegen deren Rat entscheiden; d. h. die Abläufe (z. B. bei Einführung der digitalen Akte) neu denken und eben nicht 1:1 abbilden.
7. Du musst die betreffenden Abläufe aus dem Effeff kennen und die Arbeitsebene bei der Einführung der neuen Techniken oder Methoden engmaschig begleiten.
8. Scheue dich nicht, Gremien und Interessenvertretungen intensiv zu informieren, einzubinden und deren legitime Interessen in den Projektergebnissen zu antizipieren.
9. Sprich wahrscheinliche Konflikte frühzeitig an, bevor sie hochkochen. Formuliere zum Beispiel: „Wie wollen wir damit umgehen, wenn dies oder jenes passiert?“
10. Versuche, für jeden ansprechbar zu sein – das wird dir nur gelingen, wenn du die Rolle des Kümmerers als einen (motivierenden) 24/7 Job begreifst – und dennoch klare Grenzen ziehst (z. B. als kommunizierter Rückzug im Home-Office für einige Tage) – und ein persönliches/familiäres Umfeld hast, das dich stützt und das du nicht vernachlässigen darfst.

Die zwei Stunden vergingen wie im Fluge, und eine Fortsetzung der Reihe „Ziemlich.Beste.Praxis“ ist quasi ausgemacht.

Wir bedanken uns bei allen Teilnehmenden, insbesondere bei Hans Christian Lippmann und Björn Zenker, und freuen uns auf ein baldiges nächstes Treffen!

Ramona Becker und Bodo Frenk
gfo Berlin/Brandenburg